Flussi documentali e protocollo
Ultimo aggiornamento 07 Ottobre 2015
La gestione dei flussi documentali è un insieme di funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni. Consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.
Con le Regole tecniche per il protocollo informatico sono state introdotte le seguenti innovazioni:
- introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale in caso di PA con più aree organizzative
- revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi
- obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA
- superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico
- conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo
- modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l’introduzione del codice del registro di protocollo
- utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della denominazione della PA presente sull’anagrafe tributaria nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo
- disciplina dell’uso della PEC e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici tra sistemi di protocollo
- generazione dell’impronta per ogni documento informatico
Le indicazioni di dettaglio sono raccolte in specifici allegati:
L’Agenzia definisce, attraverso le specifiche tecniche le modalità operative per eseguire le operazioni di registrazione di protocollo, definite dalla Circolare Agid 23 gennaio 2013, n. 60.
A partire dall'11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute, in base all'articolo 7, comma 5 delle suddette Regole tecniche, ad inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva. A tal proposito, sono disponibili Istruzioni per la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo.
Il Centro di Competenza per il protocollo informatico e la trasparenza amministrativa fornisce assistenza, consulenza e supporto per favorire la digitalizzazione dei flussi documentali all’interno di una stessa amministrazione e tra amministrazioni diverse.
Tra l'altro offre alle amministrazioni un servizio di audit sulla revisione dei manuali di gestione dei flussi documentali.
